BM Software, Němčičky 84, 69107 Němčičky u Břeclavi

Vývoj, výroba, prodej a montហdocházkových a identifikačních systémů

Tel: 519 430 765, Mobil: 608 447 546

e-mail: bmsoft@seznam.cz

web: http://www.dochazka.eu

Byly doplněny informace k souladu personalistiky s nařízením GDPR – viz poslední strana tohoto návodu.

Docházka 3000 – správa zaměstnanců

Správa zaměstnanců se v docházkovém systému Docházka 3000 rozděluje na tři částečně oddělené oblasti. První a pro fungování systému důležitější je zadání pracovníka do programu v menu „Zaměstnanci / Editace údajů“. Druhá pro nastavení v terminálu, pokud budou k čipování docházky použity. Třetí část, která je spíše evidencí pracovníků pro potřeby personálního oddělení, je dostupná v menu „Zaměstnanci / Personalistika“ a slouží k evidenci osobních údajů o pracovnících jako je adresa bydliště, vzdělání, školení, evidence smluv atd. V této příručce jsou postupně uvedeny informace ke všem třem částem.

1. část: Při přijetí nového zaměstnance je tedy třeba provést několik kroků, aby bylo možné evidovat správně jeho docházku v docházkovém systému. Část těchto kroků je popsaná i v dodaném tištěném návodu, který jste obdrželi spolu s instalačním CD docházkového systému.

Podle tištěného návodu jste tedy pracovníka založili do programu v menu Zaměstnanci / Editace údajů.

Zde je nejdůležitější zadání jména, příjmení a osobního čísla (položka Index - pouze číslo, nejlépe v rozsahu 1 až 65500). Index (os.číslo) je unikátní identifikátor pracovníka, nejdůležitější údaj pro program a terminál.

U každého pracovníka vyberte také oddělení, do kterého patří. Pokud oddělení ještě v programu není založeno, vložíte jej přes menu Oddělení vlevo v hlavním admin. menu.

Položka Kategorie určuje, podle které „šablony“ bude řízený výpočet pracovní doby. Kategorií je daný nejednom denní fond pracovní doby, interval uznávání přítomnosti na pracovišti, započítávání přesčasů, přerušení pracovní doby a absencí, ale i například přestávek, posouvání či ořezávání (zaokrouhlení) časů příchodů a odchodů a mnoho dalších parametrů pro výpočet včetně možnosti plánování směn atd. Základní informace ke kategoriím naleznete v administrátorské příručce v menu „Firma / Návody PDF / Admin. příručka“ a podrobné informace pak v on-line nápovědě dostupné přímo v menu “Kategorie / Editace kategorií“ přes ikonu modrého otazníku. Tyto ikony jsou v podstatě ve všech částech programu vždy vpravo dole a popisují podrobně význam položek každé obrazovky. Podrobné informace k nastavení kategorie pro přidělování směn pak naleznete v menu „Firma / Návody PDF / Nastavení směn“.

Položka Heslo se používá pro ověření přístupu, když se pracovník bude chtít přes počítač přihlásit do své uživatelské části docházkového systému. Viz příručka „Firma / Návody PDF / Uživ. příručka“.

Většina ostatních položek editace údajů zaměstnance je podrobně popsaná jek přes ikonu modrého otazníku vpravo dole, tak lépe v příručce v menu „Firma / Návody PDF / Nastavení práv“

Ponechte zatrženou položku Záznam je aktivní. Pokud si zaměstnanci nebudou čipovat docházku na terminálu, ale budou požívat webové rozhraní na PC, nastavte tedy každému také individuálně položku "Heslo" a toto jim sdělte. Při čipování na terminálu se řiďte pokyny v dodané tištěné příručce.

Pracovníkům je vhodné zadat aktuální zůstatky dovolených v menu "Ostatní / Dovolené" v první tabulce. Zde se pak dělají i meziroční převody nevyčerpané dovolené, krácení dovolené např. z důvodu dlouhých nemocí atd. Nárok na dovolenou vzniká po odpracování 60 dnů. Vše je popsáno v příručce „Firma / Návody PDF / Absence“ v části Dovolená. Ve stejné příručce jsou také informace o práci s ostatními absencemi či přerušeními pracovní doby, jako je nemoc, služební cesta, návštěva lékaře atd. atd.

Zejména pokud nepřijímáte pracovníka na začátku měsíce ale v jeho průběhu, je potřeba programu sdělit, aby nepočítal úvodní dny měsíce, kdy pracovník ještě ve firmě nepracoval. Založte v menu "Zaměstnanci / Vyjímky docházky / " v červené sekci "Vkládání záznamů" tomuto pracovníkovi (položka Pracovník) vyjímku na začátek měsíce (datum nastavit od 1. do posledního dne před nástupem) s nastavením položky Fond na 0:00. Tím bude program vědět, že první dny měsíce nemá pracovníkovi vyhodnocovat pracovní dobu. Lze to i na předchozí období, například od začátku roku (postupně po 2 měsících).

Zaměstnanec si poté čipuje svou docházku přes program (viz uživ. příručka) nebo přes terminál. Může čipovat nejen klasické příchody a odchody, ale přes program i celodenní a krátkodobé absence (přerušení prac. doby v průběhu dne). Pokud čipuje na terminálu, záleží na konkrétním typu terminálu, jaká přerušení prac. doby umí terminál zadat. Když pracovník nemá možnost čipování přes program a potřebuje načipovat absenci, kterou terminál neumí, čipne si klasický příchod či odchod a kód absence může doplnit například vedoucí či administrátor nebo jiný pracovník s právem editace docházky tohoto zaměstnance. Stejně tak nelze přes terminál načipovat celodenní absenci, takže jí musí zadat oprávněná osoba přes program a to přes menu Zaměstnanci / Editace docházky.

Nové záznamy seancí (pár příchod odchod) určujících dobu přítomnosti na pracovišti, se vkládají buď v modré horní části pomocí malé ikonky se znaménkem + (plus) vedle datumu, nebo dole přes zelenou část a její první sekci Seance.

Vloží se datum, čas, typ čipnutí (příchod / odchod) a případný kód přerušení. Například příchod ze služební cesty nebo odchod na přestávku a podobně. Důležité je, že čas mezi příchodem a odchodem je vždy práce na pracovišti a případnou dobu přerušení určuje čas mezi odchodem a příchodem, u prvního ranního příchodu pak doba před příchodem a u posledního denního odchodu pak doba po odchodu. Započítávání je dáno nastavením kategorie přidělené pracovníkovi. Viz příručky Zadávání docházky, Absence a Výpočet docházky v menu Firma / Návody PDF. Pro přestávky v práci pak zejména příručka Přestávky a pro pracovníky pracující na směnách pak i příručka Nastavení směn.

V editaci docházky v modré části je nutné každý řádek po změně uložit tlačítkem Uprav. Existující řádky lze smazat tlačítkem Smaž.

Systém umí samozřejmě evidovat i noční práci, kdy příchod je v den nástupu a odchod je vyplněný až v následném dni, kdy noční směna končí. Může pak pochopitelně začít večer druhá noční měna, ale opět na samostatném řádku. Odchod dne nástupu noční je nulový a stejně tak následný první příchod dne konce noční. Vše je popsáno v příručce „Firma / Návody PDF / Zadávání docházky“. Při špatném načipování se noční nezapočítá (např. když do stejného dne zadáte nástup ne noční směnu i její ukončení, je to chyba).

Pro vkládání celodenní absence se použije v zelené části spodní sekce Absence. Tlačítkem Interval lze přepnout vzhled okna tak, aby umožnilo vložit absenci jedním krokem na delší časové období.

Zatržítko I svátky zaškrtnete například při vkládání nemoci, která se nahrává i na víkendové dny a další dny volna v době průběhu nemoci. Ale například u dovolené necháte zatržítko prázdné. Viz příručka „Firma / Návody PDF / Zadávání docházky“ a také „Firma / Návody PDF / Absence“.

Pokud chcete, aby si zaměstnanci i celodenní absence zadávali sami ze svých počítačů, jsou pro ně základní informace uvedeny v příručce „Firma / Návody PDF / Uživ. příručka“. Aby se mohli pracovníci ze svých stanic vůbec do docházkového systému přihlásit, musíte na hlavním PC docházky povolit přístup, viz příručka „Firma / Návody PDF / Přístup po síti“.

Pro přehled načipované docházky se používá základní výpis kontrolního listu v prohlížení docházky – „Zaměstnanci / Prohlížení docházky“ (nebo ikona lupy vlevo nahoře v liště ikon administrátorského menu).

Tento výpis ale slouží jako základní přehled, pro kontrolu celkové uznané doby, dohledání případných chyb čipování (označené červeným písmem časů) atd. Je určený také hlavně pro samostatné pracovníky, kteří když se přihlásí přes PC do své uživatelské části, naleznou jej v menu ve žluté části označené Výpis.

Pro podrobný přehled o docházce s rozepsáním doby čerpaných absencí, noční a odpolední práce, složek mezd, příplatků na stravné služebních cest, neplacené části nemocenské atd. atd. najdete například podrobnou denní sestavu Výkaz v menu Ostatní / Výkaz. Případně ikona tiskárny v levé horní části uživ. menu.

Pro mzdovou účetní, která ani tak nepotřebuje podrobné denní sestavy, ale stačí jí přehledný soupis sumárních údajů všech pracovníků najednou, je vhodnou sestavu Výsledovka, případně konfigurovatelná sestava Přehledka. Obě jsou dostupné v menu Ostatní, a výsledovka pak navíc i v horní levé liště ikon admin. menu jako ikona bankovek.

Ve výsledovce se zobrazují automaticky jen ty položky, které obsahují nějaké údaje. takže pokud neměl ve vyhodnoceném období nikdo nemoc, nikdo nepracoval v noci atd., tak se sloupce, které by měly prázdné hodnoty u všech pracovníků, vůbec nezobrazí. Případně lze použít sestavu „Ostatní / Přehledka“, kde si sami můžete zvolit, které položky mzdových složek mají být vypsány. K dispozici je přes 50 voleb.

Pokud chcete některou sestavu tisknout, není pochopitelně žádoucí, aby na výtisku bylo i menu programu. Některé sestavy, jako výše uvedený výkaz či výpis kontrolního listu v prohlížení docházky, nebo i sestava Výpis s absencemi, umožňují v horním výběrovém menu pracovníků a období zatrhnout volbu Tisk.

A poté tlačítkem Tisk program zobrazí sestavu v samostatné záložce prohlížeče, kdy rovnou zobrazí i dialog výběru tiskárny a nastavení případných dalších parametrů tisku. Takže tisk samotné sestavy se pak tiskne bez měnu a dalších pro tisk zbytečných grafických prvků, delší sestavy jsou odstránkovány tak, aby například výkaz nebo výpis docházky byl pro každého pracovníka na samostatné stránce.

Druhou možností, která je dostupná úplně pro všechny části programu a všechny sestavy, je vybrat v levém menu sestavu ne kliknutím na její název, ale na ikonu dvou překrytých oken , kdy se funkce nezobrazí v pravém rámu, ale nové samostatné záložce webového prohlížeče.

Dalším důležitým bodem zpracování docházky je uzávěrka docházky. Měsíční a pak samozřejmě také roční. Veškeré kroky související s uzávěrkou jsou popsány v příručce v menu „Firma / Návody PDF / Uzávěrka docházky“. Jedná se o úkony jako je kontrola načipované docházky, dohrání absencí, opravy chyb, kontrola a převody přesčasových hodin, kontrola dodržení přestávek mezi směnami, tisk sestav pro vlastní evidenci a i pro kontrolu ze strany úřadů, převod dat do mzdového systému, uzavření období proti editačním změnám, záloha databáze, převod dat do analytického modulu atd. atd.

Nyní ještě zpět k menu „Zaměstnanci / Editace údajů“. Všichni zadaní pracovníci jsou zobrazeni v horním seznamu , tedy tabulce pracovníků evidovaných v docházkovém systému. Pokud chcete u některého zaměstnance upravit nějaký údaj, kliknete vedle jeho jména na tlačítko Upravit.

Tím se záznam tohoto pracovníka přenese do spodního zadávacího formuláře, kde změníte požadované položky či hodnoty a tlačítkem Uprav uložíte změnu zpět do databáze docházky.

Když pracovník ukončil pracovní poměr, není vhodné jej hned z programu mazat. Poté, co provedete uzávěrku docházky a vytisknete k němu požadované sestavy o docházce pro případnou kontrolu ze strany úřadů (např. výkaz, výpis s absencemi, sestavu OIP a podobně), můžete zaměstnance deaktivovat. Stačí u něj kliknout na Upravit, dole v zadávacím formuláři zrušit zatržítko u volby Záznam je aktivní, a tlačítkem Uprav jej uložit s touto změnu do databáze. Tím zmizí ze všech částí programu, ze všech výběrových menu, pouze zde v editaci údajů zaměstnanců jeho záznam zůstane. Sice vyšeděný, ale opětovnou úpravou a aktivací položky Záznam je aktivní se vrátí zpět do všech části programu a lze s ním opět pracovat.

Takže mazání zaměstnanců ani nedoporučujeme provádět. Pokud však přeci jen chcete někoho smazat, například fiktivního pracovníka vytvořeného jen pro účely nějakého testování, tak to samozřejmě lze. Dole pod tabulkou zadaných pracovníků naleznete tlačítko „Povolit mazání zaměstnanců...“

Jakmile na něj kliknete a potvrdíte výstrahu, zobrazí se vedle jmen pracovníků i tlačítko pro výmaz. Když kliknete na Smazat a opět potvrdíte výstrahu, program pracovníka odstraní ze seznamu.

Pořád ale naštěstí nejsou smazaná všechna jeho data z databáze, ale pracovník se přesunul do archivu. Ten najdete úplně dole a je dostupný přes tlačítko Vymazaní zaměstnanci – archiv. Zde můžete pracovníka stále ještě obnovit se všemi jeho daty. Pokud jej ale vymažete i z archivu, je už opravdu nevratně z programu pryč.

2. část: Správa zaměstnanců v terminálech BM-Finger:

Docházkové terminály BM-Finger si udržují svou vlastní databázi zaměstnanců ve své paměti. Standardně podle dodaného tištěného návodu spravujete údaje o zaměstnancích důležité pro terminál právě přímo na klávesnici terminálu přes jeho menu. Tedy zadání otisků k pracovníkovi, načtení ID karet a čipů, nastavení práv pro otevírání dveří či přístupových práv do administrace terminálu.

Jediný společný parametr každého pracovníka, který musí být v programu Docházka 3000 a v terminálu BM-Finger shodný je osobní číslo. To musí být u konkrétního zaměstnance stejné jak v terminálu tak v programu. Přes toto osobní číslo dochází ke spárování záznamů o načipované docházce. V programu najdete osobní čísla pracovníků v menu „Zaměstnanci / Editace údajů“ v položce Index. V terminálu je nazýváno buď ID nebo UserID případně v terminálech BM-F702 a BM-F201 pak PIN. Takže když má konkrétní pracovník v programu osobní číslo (index) například 5, musí mít pětku i v terminálu, aby se jím načipovaná data správně přiřadila v docházce k jeho jménu. Toto je nutné dodržet.

Pokud máte více terminálů, může být oddělaná správa zaměstnanců zvl᚝ v programu a zvl᚝ v terminálech zátěží pro personalistu. Zejména pokud si pracovníci čipují otiskem prstu. Ten musí vždy nového pracovníka zadat jak do programu (viz předchozí strany tohoto návodu), tak i do každého terminálu zvl᚝. Musí s ním tedy obejít všechny terminály, do všech terminálů jej zadat ve správě uživatelů jako nového pracovníka a načíst mu potřebný počet otisků. Toto je samozřejmě poměrně nepraktické a proto je od verze programu 7.04 v menu „Zaměstnanci / Editace údajů“ v dolní části okna dostupné tlačítko BMFinger, přes které lze z velké části provádět správu zaměstnanců v terminálech vzdáleně. Například nastavovat oprávnění, hesla, karty atd.

Tlačítko je dostupné jen pokud je v menu „Firma / Terminály BM-Finger“ zadaný alespoň jeden terminál připojený po síti. Musí se jednat o terminály používající protokol Zkem (port 4370). U terminálu BM-F108 a terminálů Realand vzdálená správa dostupná není, ale u všech ostatních ano.

Po kliknutí na BMFinger v menu „Zaměstnanci / Editace údajů“ zobrazí program modul (viz obrázek výše) umožňující stáhnout data o pracovnících z terminálu do databáze programu, provést případně požadované úpravy (ikona tužky) a poté buď upravené nastavení poslat do stejného terminálu, nebo pokud máte terminálů více, lze data stažená z prvního terminálu do databáze ve druhém kroku poslat z databáze do terminálu druhého.

Směr přenosu určuje nastavení položek Zdroj dat a Uložit do. Přenesou se informace jen o těch pracovnících, kteří jsou vybrání zatžítkem ve sloupečku Zvol.

V případě úprav pochopitelně nejprve vybere jako zdroj data terminál, jehož nastavení pracovníků chcete změnit a cíl bude databáze. Poté kliknete na tlačítko „Spus přesun dat uživatelů BM-Finger“. Data se postupně načtou do databáze. Přesun trvá dlouho, každý pracovník zhruba 5 vteřin. Po ukončení přenosu se vrátíte zpět na obrazovku z výše uvedeného obrázku, provedete potřebné změny ikonou tužky.

Poté opět vybere pracovníky, jejichž změněné údaje chcete odeslat zpět do terminálu, jako zdroj dat tentokrát vyberete databázi a cílem bude původní terminál. Tím se změna uloží do jeho paměti.

Pokud nechcete údaje pracovníka v terminálu měnit, ale jen záznam přenést z jednoho terminálu do druhého, lze to provést přímo v menu „Firma / Terminály BM-Finger“. Pokud je zde zadán více jak jeden terminál, objeví se zde tlačítko Přenos údajů zaměstnanců mezi terminály:

Následně je opět možné vybrat požadované pracovníky, případně pomocí předvýběru všechny nebo jen z určitého oddělení. Následně určit ze kterého terminálu budou data načtena a do kterého budou zapsána.

Po kliknutí na „Spus přesun uživatelů mezi terminály“ začne program opět postupně nastavení vybraných zaměstnanců přenášet ze zdrojového do cílového terminálu.

Pokud nemáte terminály připojené do sítě LAN, lze data pracovníků přenášet USB flash diskem (fleškou). Viz návod ke konkrétnímu terminály. Vždy je také potřeba dodržet to, že nastavení zaměstnanců by se měla posílat jen mezi stejným typem terminálů se stejným firmwarem.

U biometrických terminálů se přenáší do terminálu i jména a šablony otisků prstů. A to jak v menu „Firma / Terminály BM-Finger / Přenos údajů zaměstnanců mezi terminály“ tak také v menu „Zaměstnanci / Editace údajů / BM-Finger“. Což může být problém z hlediska GDPR, kdy by citlivé údaje, mezi které patří biometrické šablony neměly opustit pamě terminálu a tedy putovat po síti LAN nebo se ukládat do databáze. Proto tyto kroky konzultujte s vašim pověřencem ochrany osobních údajů.

Podrobný popis k oběma modulům je jako vždy dostupný přes ikonu modrého otazníku vpravo dole.

Informace k nastavení práv pro otevírání dveří naleznete na instalačním CD docházky ve složce /terminal/doc/bmfinger/ v souboru nastaveni_pristupovych_prav_otevirani.pdf

Možnost změny nastavení pracovníka v terminálu přes menu „Zaměstnanci / Editace údajů / BM-Finger“ lze navíc využit i v případě, kdy je menu terminálu zablokované a přístupné jen těm, jež jsou v něm zadaní jako správci (oprávnění Supervisor, admi a podobně). Pokud se vám stane, že byl takto zadaný jediný pracovník, který terminál spravoval a ten následně přestal ve firmě pracovat a nenastavil před svým odchodem administraci pro svého nástupce, není možné se běžnými prostředky do menu terminálu dostat. Lze to však obejít např. tak, že po stažení dat z terminálu do DB v menu „Zaměstnanci / Editace údajů / BM-Finger“ přes ikonu tužky nastavíte právo Supervisor dalšímu pracovníkovi a pošlete toto jeho nové nastavení zpět z databáze do terminálu. Poté se tento uživatel může do menu terminálu přihlásit s plnými právy. Administrátorů může být i více, je to vlastnost uživatele v terminálu a je možné určovat různé úrovně oprávnění.

Docházka 3000 – Personalistika

3. část: Tato třetí část příručky popisu je samostatný modul Personalistiky, který je určený pro personální oddělení a je spíše evidencí ostatních osobních údajů pracovníků. Je dostupná v menu „Zaměstnanci / Personalistika“ a slouží k evidenci údajů jako je adresa bydliště, vzdělání, školení, evidence smluv, pracovních pomůcek, lékařských prohlídek, ukládání dokumentů atd. atd.

Docházkový systém obsahuje hlavní část správy zaměstnanců v administrátorském menu „Zaměstnanci / Editace údajů a byl popsán na předchozích stranách tohoto návodu. Tam se pro jednotlivé zaměstnance nastavují práva v docházce, přidělují se oddělení, kategorie pro výpočet pracovní doby, přístupy do modulů atd. Jedná se tedy o důležitou část určující nastavení zaměstnanců pro potřeby evidence docházky.

Od verze 6.63 přibyl v systému nadstavbový modul Personalistika. Ten umožňuje zadávat k zaměstnancům osobní údaje ne z pohledu fungování v docházkovém systému, ale z pohledu personální agendy. Jedná se o evidence osobních dat (rodné číslo, číslo pojištění, adresa pobytu, datum narození, slovní hodnocení atd.) a dále o sledování dalších údajů, jako dosažené vzdělání, absolvování školení, plánování kurzů, přehled a plán zdravotních prohlídek, evidence vyfasovaných pracovních pomůcek a další údaje. Do všech číselníků je navíc možné doplňovat vlastní položky. Program také dokáže upozornit na termíny plánovaných školení, kurzů a zdravotních prohlídek.

Přístup do personalistiky je možný pro administrátora přes menu „Zaměstnanci / Personalistika“ a nebo také kliknutím na jméno zaměstnanci v editaci údajů zaměstnanců.

Pomocí této druhé možnosti je modul přístupný i uživatelům, kteří sice nemají přístup do administrace docházkového systému, ale mají přidělené právo personalisty – v editaci údajů zaměstnanců mají položku Editace docházky nastavenou na volbu Personalita.

Aby se ale dalo se zaměstnancem v personalistice pracovat, musí být samozřejmě zadaný v samotné docházce v menu „Zaměstnanci / Editace údajů“, kde se zadá minimálně jeho jméno, příjmení a vybere oddělení,
do kterého je v organizační struktuře zařazen. Takto vložený zaměstnanec je pak automaticky dostupný
i v samotné personalistice, kde se mu dají nastavovat další údaje a vlastnosti nesouvisející se samotnou docházkou.

Personalistika používá dva druhy údajů.

1. První druh jsou „Osobní údaje“, které mají kromě textového popisu (např. „Datum narození“) hodnotu jednoho ze tří typů – text, číslo, datum. Například „Datum narození“ je typu „Datum“. Nebo „Počet vyživovaných osob“ je typu „Číslo“. Položky, které mohou nabývat jiných znaků než je formát datumu nebo čísla jsou pak typu „Text“ – například rodné číslo, adresa atd. Každá položka může být platná či neplatná.

2. Dalším druhem údajů jsou všechny všechny ostatní číselníky (vzdělání, kurzy, pomůcky, lék. prohlídky, znalosti). Ty obsahují opět textový popis a příznak platnosti, hodnotou je datum a příznak splnění. Takže například u lékařských prohlídek můžete zadat typ prohlídky, datum kdy má být provedena a příznak zda k provedení došlo.

Po vstupu do modulu personalistiky se zobrazí první zaměstnanec (s nejnižším číslem indexu) a pomocí zelených šipek vpravo nehoře lze přepínat zaměstnance další či předchozí (podle indexu). Případně lze volit přímo zaměstnance výběrem ze seznamu v položce „Jdi na pracovníka“ ve spodní části okna.

Jméno vybraného pracovníka je tedy zobrazeno vždy nahoře a za ním je oddělení, do kterého je zařazen. V dalším řádku je tabulka karet dostupných číselníků, jejichž hodnoty můžete u zaměstnance měnit či doplňovat nové věty a položky podle vlastní potřeby. Červeně je podbarvena právě zvolená karta. Klikáním na názvy karet je lze přepínat.

Osobní údaje:

V osobních údajích jsou zadané základní atributy, jako je vidět na obrázku výše. Pokud některý údaj upravíte, je třeba kliknout na tlačítko Uložit změny.

Pomocí tlačítka Tisk kompletní karty zaměstnance lze připravit tiskovou sestavu jak osobních údajů, tak všech ostatních číselníků, které jsou vyplněny.

Pokud potřebujete doplnit zcela novou položku (např. rodné příjmení), je možné tak učinit přes tlačítko Uprav nebo přidej nové položky do číselníku 0 – Osobní údaje.

Stačí ve spodním formuláři Vložení nové položky číslo ... zadat typ položky (datum, číslo, text) a do pole Popis doplnit název (jedno či dvě slova). Příznak platnosti necháte zatržený a přes tlačítko Vlož novou položku uložíte do číselníku. Poté je možné jí zaměstnancům naplnit hodnotami – stačí vybrat pracovníka ve volbě „Jdi na pracovníka...“, čímž se dostanete zpět k zadávání osobních údajů v personalistice.

Pokud některý řádek v číselníku již používat nechcete, máte dvě možnosti. Buď jej pouze deaktivovat zrušením zatržítka Platný v editaci číselníku, kdy údaj z personalistiky sice zmizí, ale v databázi stále zůstává i s naplněnými hodnotami a je možné jej opět aktivovat. Nebo u vlastních vložených položek (s čísly většími jak 20) je možné záznam z číselníku zcela smazat. Tím se ale vymažou i naplněné hodnoty této položky u zaměstnanců v databázi.

Vzdělání:

Všechny další karty (tedy Vzdělání, Znalosti, Lékařské prohlídky, Školení a kurzy, Pracovní pomůcky) mají trochu jiný typ záznamů než karta Osobních údajů. Obsahují vždy Datum , Název (s možností poznámky) a příznak Splnění. Na každé kartě může být i více záznamů (řádků). Například datum dokončení základního vzdělání a na dalším řádku datum dokončení středoškolského studia atd.

Opět lze editací číselníku doplňovat do jednotlivých karet vlastní položky – viz obrázek níže. Nezadává se ale typ, protože ten je vždy formátu Datum. Takže stačí doplnit jen název a příznak, zda je položka platná. Zatržítko Platný tedy funguje podobně jako u osobních údajů. Mazat lze ale na rozdíl od os. údajů všechny položky číselníků. Název editovaného číselníku je zobrazen nahoře

Zpět na editaci karty pracovníka se dostanete opět výběrem v řádku Jdi na pracovníka ...

Znalosti:

Opět podobně jako u vzdělání můžete zadávat, jakými znalostmi zaměstnanec disponuje, dopisovat případné poznámky k řádkům atd. Datum a příznak splnění nemají v tomto případě zásadní význam. Ale protože funkce karty je podobná ostatním kartám (kromě karty osobních údajů), jsou položky i na kartě znalostí dostupné a jejich případné využití závisí na uživateli.

Lékařské prohlídky:

Tato karta umožňuje evidovat již provedené lékařské prohlídky, ale samozřejmě také plánování prohlídek v budoucnu.

Program poté dokáže upozornit, pokud je datum termínu prošlé a položka není označena za splněnou. Hlídá jak nesplněné lékařské prohlídky, tak také školení a kurzy. Hlášení se zobrazuje jak v samotné personalistice dole, tak na úvodní obrazovce administrátorského menu. Díky blikajícím šipkám a výstražným trojúhelníkům by mělo být dostatečně patrné.

Školení a kurzy:

Karta absolvovaných i plánovaných školení a kurzů. Stejně jako u lék. prohlídek dokáže i zde program upozornit na prošlý nesplněný termín.

Prac. pomůcky:

Karta pracovních pomůcek obsahuje informace o tom, které pracovní pomůcky a kdy pracovním vyfasoval. Příznak splněno nemá zásadní význam a může být chápán jako „převzato“. Stejně jako u ostatních číselníků, je i zde samozřejmě možné doplňovat další položky do seznamu pracovních pomůcek.

Sestavy a tisk:

Pomocí tohoto tlačítka lze definovat různé sestavy obsahující přesně ty informace, které si do sloupečků sestavy vyberete. Sestav tedy může být velké množství druhů přesně podle toho, co vy sami v sestavě chcete mít.

Obrazovka pro definici sestavy je rozdělena na 3 části. V hodní části vybíráte, jaké položky má sestava obsahovat z číselníku Osobních údajů. Pod řádkem „Přidání položky osobních údajů do výpisu“ se sloupce přidávají. Nahoře nad ním je seznam již vybraných položek a ty je možné pomocí tlačítka X odebrat.

V další části se vybírají údaje v ostatních číselníků. je možné zvolit buď zcela konkrétní položku (například ze znalosti ty, kdo umí anglicky), nebo všechny položky z konkrétní karty určitého číselníku (např. všechny školení a kurzy) do jednoho sloupečku.

V poslední části je pak náhled sestavy podle konkrétního zadání. Zde na ukázce je vidět, že nesplněné položky jsou označeny křížkem a pokud navíc mají i prošlý termín, bliká před datumem červená šipka (viz školení BOZP u K.Nováka).

Pomocí tlačítka Uložení a tisk sestavy je možné jednak zobrazit sestavu v samostatném okně a provedení vhodném pro tisk, ale navíc dojde i k uložení její konfigurace, takže se příště zobrazí stejné předvybrané sloupce. Zpět do hlavního menu personalistiky se dostanete pomocí tlačítka Editace a vkládání.

Vyhledávání v záznamech:

Vyhledávat zaměstnance splňující určitá kritéria je možné pomocí tlačítka „Vyhledávání v záznamech“ dostupného na úvodní obrazovce personalistiky.

Vyhledávat se dá v záznamech karet Vzdělání, Znalosti, Lékařské prohlídky, Školení a kurzy, Pracovní pomůcky.

Nejprve v horním formuláři zadáte kritéria vyhledávání. Tedy který číselník (kartu) chcete prohledávat, jaká jsou kritéria na zadané datum položky - záznamy větší (novější) nebo menší (starší) než určité datum. A dále stav splnění položky. Nakonec lze ještě určit řazení vypsaných záznamů.

Opět je u položek lékařských prohlídek a školení, která nebyla splněna a mají prošlé datum, zobrazena varovná šipka.

Pomocí vyhledávání lze tedy najít rychle všechny zaměstnance, kteří například umí anglicky, mají služební notebook, nebo mohou řídit nákladní automobil či disponují klíčem od pokladny, absolvovali kurz první pomoci atd. atd. Například na ukázce níže byly hledáni všichni správci výpočetní techniky.

Dokumenty:

Od verze 6.64 přibyla v personalistice nová karta Dokumenty. Na ní je možné vkládat do programu k jednotlivým zaměstnancům datové soubory, například oskenované soubory pracovních smluv, zápočtových listů, dokladů o dosaženém vzdělání, zdravotní posudky, evidenční listy atd. atd. Může se jednat o soubory z wordu, excelu, PDF soubory, JPG fotografie atd. atd. Kliknutím na jméno souboru se tento přímo zobrazí v prohlížeči. Ke každému souboru lze dopsat textovou poznámku a program navíc ukazuje i velikost souboru a datum vložení. Soubory lze pochopitelně i mazat.

Při standardní instalaci by velikost souboru neměla překročit 800 kB. Pokud potřebujete ukládat větší soubory, je třeba upravit konfigurační soubor MySQL databáze. Poznámkovým blokem otevřete soubor c:\apache\mysql\bin\my.ini a vyhledáte v něm řádek s položkou max_allowed_packed, kterou zvětšíte na hodnotu 10M (místo původní 1M). Poté soubor uložíte a restartujete počítač nebo službu MySQL. Nyní bude možné vkládat soubory až do velikosti 8 MB.

Pokud budete v personalistice ukládat soubory dokumentů, myslete na to, že karta dokumentů se nezálohuje při záloze přes menu Firma / Databáze / Záloha databáze. Pro zazálohování kompletní databáze včetně dokumentů je třeba přímo kopírovat soubory na pevném disku - viz návod k záloze databáze, metoda A.

Od verze 6.65 je navíc možné nahrávat přes dokumenty personalistiky i fotografie uživatelů.

Soubor s fotografií se musí jmenovat foto.jpg a měl by mít velikost 128 x 128 obrazových bodů. Nahraje se stejně jako jakýkoli jiný dokument v menu Zaměstnanci / Personalistika / Dokumenty.

Fotografie se pak v programu zobrazují například v editaci údajů zaměstnance, editaci jeho docházky, v samotné personalistice, v uživatelském menu, v přehledu posledních čipujících, ve výdeji obědů atd. atd.

Od verze systému 6.73 lze zajistit, aby se pracovníci mohli přihlašovat do uživatelského rozhraní docházky jen z určitých počítačů podle IP adres. Pokud tedy máte povolené čipování docházky i přes PC, lze omezením na IP adresy nastavit, ze kterých počítačů může pracovník s docházkou pracovat.

Slouží k tomu v menu Zaměstnanci / Personalistika nová textová položka IP adresa, která se musí nejprve povolit v číselníku 0 - Osobní údaje. Pokud chcete funkci povolit, tak v personalistice kliknete na tlačítko "Uprav nebo přidej nové položky do číselníku 0 - Osobní údaje". Zde najdete novou položku "IP adresa", u které zatrhnete volbu Platný a kliknete na tlačítko Uprav. Tím se povolí tato textová položka pro vyplňování v personalistice jednotlivých pracovníků.

Poté, když u některého zaměstnance v personalistice na kartě "Osobních údajů vyplníte IP adresu do této nové položky (min. 7 znaků), zablokuje se mu možnost přihlášení do uživatelského menu z jiných počítačů. Povolit lze i více IP adres najednou a to tak, že je prostě vepíšete s oddělovací čárkou.

Například 192.168.1.15, 192.168.1.28, 10.1.1.8

Při samotném přihlašování zaměstnance se ověření IP adresy provádí jen když je v číselníku 0 položka IP adresa zadaná a povolená. Navíc musí být na samotné kartě zaměstnance tato položka vyplněna (7 a více znaků). Lze tedy ověřování úplně zakázat (vypnutím položky v číselníku), nebo nastavit jen některým zaměstnancům (ostatní budou mít položku nevyplněnou).

Účel tohoto ověřování IP adres je zejména v možnost zabránit čipování docházky přes PC z domácího počítače zaměstnance v případě, kdy je systém hostován v Cloudu výrobce a je tedy dostupný odkudkoli z internetu. Tímto se přístupu do docházky z jiných než firemních počítačů zabrání. Ověřování dle IP adres může být ale vhodné i při klasické instalaci na firemním serveru. Zajistíte tím to, že jeden pracovník nebude moci ze svého PC čipovat docházky jiným lidem, kteří mu za tímto účelem "podvádění" prozradili svá hesla.

V menu Firma / Historie logování lze i dohledat případy, kdy se pracovník snažil do docházky přihlásit z nepovoleného zařízení. V přehledu je u zápisu s chybou, časem, IP adresou a jménem pracovníka nově uvedena poznámka Nepovolená IP adresa.

Od verze 7.75 lze na kartě "Dokumenty" upravovat zadané texty s popisy jednotlivých souborů pomocí nové ikony tužky ve sloupečky "Uprav". Po kliknutí na tuto ikonu se popis přenese do spodního zadávacího okna, kde jej můžete upravit a uložit zpět. Všechny další údaje o dokumentu zůstanou stejné.

Dále je možné seznam nahraných dokumentů setřídit podle jména souboru, textu s popisem, velikosti nebo data vložení souboru. Setřídění podle požadované položky provedete pomocí nové ikony šipky v záhlaví konkrétního sloupce. Sloupec, pole kterého je tabulka seřazena, má název vypsaný tučným písmem.

Program nově také hlídá, aby nedošlo ke vložení souboru se stejným názvem. Situaci ošetří tak, že před jméno souboru doplní pořadové číslo. Pokud tedy vložíte například soubor mzdy.pdf a po čase vložíte nový soubor stejného jména, doplní program před název souboru automaticky pořadové číslo a pomlčku.

Takže když provedete vložení souboru mzdy.pdf třeba 4x, budou v databázi uloženy soubory pod těmito názvy: mzdy.pdf, 1-mzdy.pdf, 2-mzdy.pdf, 3-mzdy.pdf

Od verze 7.76 lze v menu „Zaměstnanci / Personalistika / Sestavy a tisk“ přidat i informace o vložených dokumentech a to tak, že v části „Přidání položky ostatních číselníků...“ vyberete novou volbu

6-0:Dokumenty (vše). Do sestavy se pak přidá sloupec s názvy uložených dokumentů a pokud je u dokumentu zadaný i textový popis, lze jej zobrazit ponecháním ukazatele myši nad informační ikonou zobrazenou mezi jménem souboru a datem jeho vložení.

Soulad personalistiky s nařízením GDPR (ochrana osobních údajů zaměstnanců)

Od verze programu 7.60 byla do docházkového systému doplněna funkčnost umožňující zajištění souladu evidence osobních údajů zaměstnanců s obecným nařízením o ochraně osobních údajů, což je regulace evropské unie, která vstupuje v platnost dne 25.5.2018 (dále označováno jako GDPR).

Tyto nové funkce se modulu personalistiky dotýkají zcela zásadním způsobem, takže do něj byly doplněny některé změny oproti výše uvedenému popisu. Hlavní dokumentaci k souladu s GDPR naleznete v docházce v menu „Firma / Návody PDF / Nařízení GDPR“ a převážná část modulů s tímto souvisejících je v menu „Zaměstnanci / Nařízení GDPR“.

Přímo v personalistice přibyla například položka pro evidenci souhlasů zaměstnanců k jednotlivým poskytovaným osobním údajům. Při zakládání nového typu údaje do číselníku 0-Osobní údaje uvidíte zatržítko, kterým můžete určit, zda zakládaný typ údaje vyžaduje souhlas zaměstnance s evidencí – viz červeně orámovaná část následujícího obrázku:

Takže tím si můžete sami nastavit, jestli je souhlas zaměstnance potřebný. Kdybyste například zakládali položku pro evidenci čísla pasu či řidičského průkazu a podobně, nutnost souhlasu necháte zatrženou.

Již existující položky v číselníku s kódem 1 až 16 mají nutnost souhlasu zatrženou již po instalaci programu. Ostatní zatržené nejsou, ale vše můžete změnit úpravou zatržítka ve sloupečku Nutný souhlas u položky GDPR a tlačítkem Uprav změnu uložíte.

Takto tedy lze nastavit nutnost souhlasů úpravou číselníku 0. Při samotném zadávání osobních údajů na první kartě personalistiky systém hlídá, zda je u konkrétního údaje nutný souhlas zaměstnance a pokud ano, zda máte v menu Zaměstnanci / Nařízení GDPR / Souhlasy platný souhlas zadaný. Platnost souhlasu může být vypršená (dnešní den je již mimo interval), nebo se jedná o souhlas udělený po dobu trvání pracovního poměru, který však již mohl být ukončen a souhlas tedy již neplatí, takže osobní údaj by měl být z personalistiky vymazán.

Tyto údaje, pro které nemáte od zaměstnance potvrzený platný souhlas k evidenci, jsou na první kartě personalistiky označeny ikonou žlutého vykřičníku. Viz následující obrázek: